Stand: 21.01.2021
Die Datenverarbeitung der SENSETORY GmbH, Lindenstrasse 14, 50674 Köln, (vertreten durch die Geschäftsführer Hanswerner Bendix und Christian Frens), als verantwortliche Person im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO beruht auf den gesetzlichen Be-stimmungen.
Bei einem Vertragsschluss mit uns zu geschäftlichen Zwecken etwa mit Kunden, Lieferanten, Dienstleistern und gewerblichen Abnehmern unserer Leistungen können auch personenbezogene Daten im Sinne von Art. 4 Nr. 1 DSGVO anfallen. Dies können in Bezug auf das geschäftliche Verhältnis zum Vertragspartner insbesondere dessen Name und Kontaktdaten sein, wenn es sich um eine natürliche Person handelt oder es werden entsprechende Daten zu vertretungsberechtigten Personen und Angestellten und Organen bzw. Erfüllungsgehilfen oder abweichenden Empfängern unserer Leistungen von uns verarbeitet. Im Folgenden wird der von unserer Datenverarbeitung betroffene Personenkreis insgesamt als „Geschäftspartner“ angesprochen.
1. Datennutzung zur Vertragsabwicklung und interner Organisation
Vertragsanbahnung und Abwicklung
Wenn ein Geschäftspartner bei uns eine Anfrage tätigt oder einen Vertrag mit uns schließt, benötigen und verarbeiten wir bestimmte Daten. Insbesondere werden folgende Daten verarbeitet:
Daten des Geschäftspartners sowie von Organen und Mitarbeitern des Geschäftspartners
- Unternehmensname und ggf. Rechtsformzusatz,
- Vor- und Zunamen des Inhabers bzw. Vertretungsberechtigter,
- Adressdaten (Rechnungsadresse, Lieferadresse),
- Telefonnummer, Faxnummer, ggf. Mobilnummer, E-Mail Adresse,
- Steuerdaten (USt-ID-Nr.),
- Handelsregisterangaben,
- Geschäftsführung,
- Niederlassungen (Adressen, Öffnungszeiten),
- Ggf. Bankdaten (IBAN, BIC),
- Ggf. vertriebliche Informationen (Geschäftspartnerlogo, Personen- Sachabbildungen,
- Grafiken, Kurzbeschreibung des Geschäftspartners),
- Rechtliche Informationen (Vertragsbestimmungen, Datenschutzerklärung),
- Registrierungsdatum bei uns,
- Daten zur Zulassung, dem Ausschluss und der Kündigung des Geschäftspartners (Ausschlussgrund, Ausschlussdatum, ggf. Ausschlusszeitraum, Kündigungsgrund, Kündigungsdatum, Kündigungserklärungen bzw. entsprechende Daten zur Zulassung),
Artikeldaten (Prüfgegenstände), - Ggf. Bezugsberechtigungen, Weitergabeberechtigungen
- Ggf. Befähigungsnachweise,
- Daten aus dem Marketing (Reaktionen auf Angebote etc.),
- Daten zur Preisfindung
- die Kundennummer
- ggf. User- und Zugangsdaten zu von uns geschaffenen Online-Zugängen sowie zugehörigen Nutzungsdaten (wie z.B. Login-Zeiten, Aufrufe von Seiten, Abrufe von Dateien usw.).
Transaktionsbezogene Daten
- Transaktionsdaten zu den einzelnen Aufträgen, (ggf. Zweck der Beauftragung, Ausschreibungsdaten, Bestell- Leistungsstatus, Rechnungsadresse, Lieferadresse, Erstellzeitpunkt der Bestellung, Ausführungsdatum der Leistungen, Bezeichnungen und Kennzeichnungen zum Auftrag bzw. Auftragsgrund und zu prüfendem bzw. abzugleichenden Gegenstand, wie etwa Artikelbezeichnung, Artikelnummer, Prämierung),
- Statistische Daten zu Transaktionen,
- Kommunikationsinhalte mit dem Geschäftspartner und/oder als Empfänger von Rechnungen und Leistungen benannten Dritten,
- Abrechnungsdaten zu Zahlungen (z.B. Zahlungsverpflichtungen, Zahlungsbetrag, Abrechnungszeitraum, Zahlart),
- Ggf. Bewertungen und Verkostungsergebnisse,
- Daten zu offenen Posten,
- Gutschriften (Anzahl, Grund, Geschäftspartner, Zahlarten),
- Gegebenenfalls Daten zu abweichenden Produzenten, Auftraggebern oder Rechnungsempfängern,
- Gegebenenfalls Daten zu berechtigten Empfängern von Prüfergebnissen,
Metadaten zum Abruf oder Erhalt von Leistungen, die wir erbracht haben (Absendung, Erhalt, ggf. Logindaten usw.)
Wir nutzen und speichern personenbezogenen Daten im Rahmen der gesetzlich zulässigen Möglichkeiten für die Anbahnung des Vertrags und die Vertragsabwicklung und damit im Zusammenhang stehende Leistungen, Gewährleistungen und Garantien sowie zur Erledigung Ihrer sonstigen Anliegen und geben Daten nur im notwendigen Umfang für diese Zwecke (etwa an Logistiker, Zahlungsdienstleister, abweichende Rechnungsempfänger) weiter, (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO).
Weitergabe von Prüfergebnissen
Insbesondere geben wir die Prüfergebnisse unserer Leistungen zusammen mit Angaben zum Prüfgegenstand und den entsprechenden Auftraggeber Daten an die von Ihnen freigegebenen Empfänger für die im Prüfauftrag angegebenen Zwecke weiter oder machen die Prüfergebnisse diesen Empfängern bzw. von diesen bestimmten Mitarbeitern z.B. über Online-Zugänge zugänglich. Hierzu bedienen wir uns der Hilfe von Dienstleistern (siehe nachstehend Interne Organisation). Die Empfänger können nach Ihrer Bestimmung auch in Drittländern, also Ländern außerhalb der Europäischen Union, ihren Sitz haben. In diesem Fall stützen wir uns – wenn personenbezogene Daten in der Übermittlung enthalten sind, auf Art. 49 Abs. 1 a) DSGVO und werden Ihnen eine Information über bestehende mögliche Risiken derartiger Datenübermittlungen ohne Vorliegen eines Angemessenheitsbeschlusses und ohne geeignete Garantien zukommen lassen. Fragen Sie diese ggf. an. Haben Sie uns einen Empfänger in einem Drittland angegeben und wir Sie nicht über Risiken informiert, handelt es sich um einen Fall, in dem wir nur anonymisierte Daten an diesen Empfänger übermitteln.
Betriebliche Organisation
Eine Nutzung erfolgt ferner zur Rechtsverteidigung und Verfolgung von Ansprüchen in Wahrung unserer rechtlichen Interessen (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO), im Rahmen rechtlicher Verpflichtungen (etwa Rückruffälle, Belege für Finanzbehörden) auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO und im Rahmen unserer Interessen an einer gesetzeskonformen und effizienten Durchführung der betrieblichen Organisation (auch durch Überlassung an zur Berufsverschwiegenheit verpflichtete Personen, wie Steuerberater oder Rechtsanwälte; Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO) bzw. durch Überlassung an organisatorisch eingeschaltete Dienstleister, die wir vertraglich nach Art. 28 DSGVO auf die Einhaltung datenschutzrechtlicher Grundlagen verpflichtet haben.
Interne Organisation
Wir nehmen IT- Software- und Hostingleistungen von Dienstleistern im Rahmen der Erbringung von Services und der Erfüllung Ihrer Anliegen und unserer vertraglichen Verpflichtungen in Wahrnehmung unserer Interessen an effizienter und sicherer Unternehmens- und Vertragsausführung in Anspruch. Dabei werden Ihre Daten zu Ihren Anliegen, Aufträgen und Logins auch mit Hilfe der Leistungen dieser Dienstleister verarbeitet.
Soweit gesetzlich gefordert und nicht ohnehin über Regelungen zur Berufsverschwiegenheit abgesichert, haben wir in Auftragsverarbeitungsfällen den Zugriff und die sichere sowie vertrauliche Behandlung Ihrer Daten vertraglich abgesichert (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
3. Dauer der Verarbeitung
Die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt bis zur Erreichung der angegebenen Zwecke bzw. solange wir ein berechtigtes Interesse an der Speicherung haben.
Danach erfolgt eine Löschung, soweit keine anderweitigen Abreden mit ihnen getroffen wurden oder gesetzliche Archivierungspflichten (z.B. aufgrund Handels- oder Steuerrechts) bestehen. Bei einer gesetzlich veranlassten Archivierung werden die Daten für sonstige Zugriffe gesperrt. Diese Unterlagen werden nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen im Rahmen regelmäßiger Aktionen datenschutzgerecht gelöscht und vernichtet.
Wenn Sie in eine Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer Daten eingewilligt haben, speichern und nutzen wir Ihre Daten auf unbestimmte Zeit bis zu einem Widerruf oder Wegfall des Zwecks, zu dem Sie die Einwilligung erteilt haben. Danach erfolgt eine Archivierung d. Einwilligung u. Verarbeitungsdaten bis zur Verjährung (regelmäßig drei Jahre) für Rechtsverteidigungszwecke (Rechtsgrundlage Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO). Aus dieser Information entsteht keine vertragliche Pflicht zur Speicherung von Daten.
4. Werbung und Marketing
Wir sind daran interessiert, die Kundenbeziehung zu Ihnen zu pflegen, neue Kunden zu gewinnen, alte Kunden zu reaktivieren und unseren Kunden und den bei diesen tätigen Ansprechpartnern Informationen und Angebote zukommen zulassen. Zur Wahrnehmung dieser berechtigten Interessen verarbeiten wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f der DSGVO (auch mit Hilfe von Dienstleistern) Ihre Daten, um Ihnen Informationen und personalisierte Angebote von uns mitzuteilen und unsere Informationen und Angebote zu verbessern. Wir können auch vorsehen ihre gesonderte Einwilligung außerhalb dieses Dokuments einzuholen (z.B. für einen E-Mail-Newsletter) und stützen in diesen Fällen unsere Datennutzung auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. In Wahrung dieser Interessen nutzen und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der gesetzlich zulässigen Möglichkeiten zu werblichen Zwecken, soweit dies ohne gesonderte Einwilligung gesetzlich zulässig ist oder im Rahmen einer gesondert von Ihnen erteilten Einwilligung.
Einer Nutzung oder Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten zu Werbezwecken können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft ab Zugang widersprechen und/oder Einwilligungen entsprechend widerrufen. Vor dem Eingang von Widerspruch oder Widerruf erfolgte Datenverarbeitungen bleiben unberührt.
5. Ihre Rechte
Sie haben ein Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie Übertragbarkeit von personenbezogenen Daten. Sie haben unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen rechtliche Bestimmungen verstößt.
Für die ausführliche Darstellung dieser Rechte verweisen wir auf unsere Datenschutzhinweise zur Datennutzung bei dem Besuch unserer Webseiten. Sie finden diese Darstellung unter: www.sensetory.com/datenschutz oder fordern Sie diese gerne bei uns an.
6. Kontakt
Wenden Sie sich bitte bei Fragen oder zur Geltendmachung Ihrer Rechte an unseren Kundenservice.
SENSETORY GmbH
Lindenstraße 14
Hinterhaus, 4. OG
50674 Köln
Email: mail@sensetory.com
Telefon: +49 (0)221 – 92428-243